Integrar el ERP con el e-commerce sin que se rompa cada semana

"Que el stock del e-commerce se actualice con el del ERP" suena a una tarde de trabajo. En la práctica es el proyecto donde más equipos se hunden, y siempre por las mismas cuatro decisiones mal tomadas al principio.

Decisión 1 — Quién manda sobre cada dato

Antes de escribir código hay que definir, dato por dato, cuál sistema tiene la verdad:

Dato	Suele mandar
Stock disponible	ERP
Precio de lista	ERP
Precio promocional	E-commerce
Ficha y fotos del producto	E-commerce
Pedido	E-commerce (una vez creado, ERP)
Estado del envío	ERP
Cliente	Depende — y hay que decidirlo

La regla es que cada campo tiene un solo dueño y todos los demás sistemas lo reflejan. Si dos sistemas pueden escribir el mismo campo, no tenés una integración: tenés una carrera, y el que gana depende del orden en que corrieron los procesos esa mañana.

El caso del cliente merece atención propia. Es el que más problemas da, porque el e-commerce lo identifica por email y el ERP por documento fiscal, y una misma persona puede tener tres cuentas en uno y dos en el otro.

Decisión 2 — Cada cuánto, y con qué evento

Por lotes cada N minutos. Simple, robusto, fácil de reintentar. Suficiente para precios y fichas de producto. Insuficiente para el stock de un producto que se agota.

Por eventos. El ERP avisa cuando algo cambia. Más inmediato y más frágil: si el webhook se pierde, ese cambio no vuelve a intentarse nunca.

Lo que funciona en producción casi siempre es la combinación: eventos para lo urgente, más una reconciliación periódica que compara los dos lados y corrige las diferencias. La reconciliación no es opcional. Es lo que evita que una diferencia silenciosa se acumule durante tres meses.

Decisión 3 — Qué hacer con el stock (la que duele)

Este es el problema real, y no es técnico: el stock del ERP nunca es el stock vendible.

En el ERP hay unidades reservadas para un pedido mayorista, unidades en tránsito entre depósitos, unidades rotas que nadie dio de baja, y unidades en el mostrador que se están vendiendo ahora mismo por un canal que no es el web.

Publicar el número crudo del ERP en el sitio es la receta garantizada para sobrevender. Las tres estrategias que funcionan:

• Colchón de seguridad. Publicar disponible menos N. Simple y burdo, y funciona sorprendentemente bien.
• Cupo por canal. Reservar una cantidad explícita para el canal web. Más justo, requiere que alguien lo administre.
• Disponible calculado. Stock menos reservas menos comprometido. Lo más correcto y lo que más depende de que el ERP esté bien cargado — que es donde suele romperse.

La decisión no es del equipo técnico. Es del negocio, y conviene tomarla explícitamente en vez de descubrirla el primer día de rebajas.

Decisión 4 — Qué pasa cuando algo falla

Porque va a fallar: el ERP se cae, la API cambia, un pedido llega con un producto que se dio de baja hace dos horas.

Lo mínimo indispensable:

• Reintentos con espera creciente. Un error de red no debería perder un pedido.
• Idempotencia. Si el mismo pedido llega dos veces, tiene que crearse una sola vez. Se resuelve con una clave única del origen, y omitirlo genera el clásico "el cliente fue facturado dos veces".
• Cola de fallidos visible. Lo que no entró después de N intentos va a una pantalla que alguien mira, no a un archivo de log que nadie abre.
• Alerta con umbral. Que avise cuando falla el 5% de los pedidos, no en cada error individual. Una alerta que suena todo el día es una alerta apagada.

El error más caro

No es técnico. Es integrar antes de limpiar.

Si los productos del e-commerce no tienen el mismo código que los del ERP, la integración no puede funcionar — y todo el proyecto se convierte, sin que nadie lo haya planeado, en un ejercicio de normalización de datos. Pasa siempre.

Conviene ponerlo en el plan desde el principio: primero se acuerda el identificador común y se limpian los maestros; después se conecta. Un proyecto que empieza reconociendo esa etapa dura seis semanas. Uno que la descubre en la semana cuatro dura cinco meses.

Cuánto lleva

Una integración de este tipo, con los cuatro puntos resueltos, son cuatro a ocho semanas. Menos si los códigos ya coinciden; bastante más si hay que unificar catálogos.

Y una advertencia sobre los conectores enlatados: resuelven el 80% en un día y el 20% restante nunca, porque ese 20% es justamente lo que tu empresa hace distinto. Sirven perfectamente si tu operación es estándar. Si tenés listas de precios por cliente, cupos por canal o reglas de reserva propias, el conector te va a llevar más lejos de lo que parece antes de dejarte a pie.

¿Estás por encarar una de estas? Contanos qué sistemas tenés y te decimos dónde está el trabajo real en tu caso.